En krevende rolle

Å VÆRE BYGGHERRE

Av Hans Cappelen

Med byggherre sikter vi til den som skal motta et bygg eller anlegg. Det er altså andre som skal levere dette til den som er byggherre. Derfor kan byggherren også bli kalt for "oppdragsgiver", "bestiller", "mottaker", "kjøper" e.l. Byggherren kan være en vanlig fysisk person, en juridisk person som et selskap, en stiftelse eller en forening, en offentlig myndighet eller andre. Reglene er noe forskjellige ettersom byggherren er en forbruker, andre private eller det offentlige.

Uttrykket tiltakshaver som vi finner i plan- og bygningslovgivningen, går på byggherrens forhold til myndighetene. Betegnelsen ”byggherre” går på kontraktsforholdene til rådgivere (”konsulenter”, bl.a. arkitekt), entreprenører og leverandører.

Byggherren under byggeprosjektets gang

Byggherren må planlegge og opptre strukturert - ikke tilfeldig og vinglete. En byggherre som vakler for lenge med å ta beslutninger, som stadig ombestemmer seg, som ikke holder de andre aktørene informert, eller lignende, kan skape uro i rekkene og kan bli utsatt for mange krav om å utbetale mer penger.

Selv om byggherren engasjerer aldri så mange rådgivere og medhjelpere, er det byggherren selv som blir sittende igjen med bygget og alt ansvar og risiko som ikke ved kontrakter er pålagt andre.

Byggherren har både fordelene og ulempene ved å være den som må

- bestemme rammene for prosjektet,

- stille med tomt

- sørge for finansieringen

- velge rådgivere og utførende

- ta stilling til uforutsette begivenheter

- godta avslutningene av oppdrag og byggearbeid

- forfølge uoppfylte krav

- sitte med "restansvaret"

Disse byggherreoppgavene tar tid, de må ivaretas under hele byggeprosjektet og de fordrer en besluttsom holdning til de problemene som oppstår.

Kontrakter og planer

Som for så mange prosjekter, er det også for bygg og anlegg en del styringsverktøy som setter ledelsen og den ansvarlige i stand til å bevare oversikten og holde i tømmene. Kontraktene og norske standarder (NS)er sentrale styringsmidler. Tidsplaner er omtalt i standardene, men i tillegg kan man ha en prosjektplan for byggherrens egne aktiviteter, med daterte milepeler og fremdrift helt fra første fase. I prosjektplanen kan man ta med bl.a. hvilke enkeltpersoner som skal gjøre hvilke byggherreoppgaver, og hvordan beslutnings- og informasjonslinjene skal gå til de øvrige aktørene som skal være med i prosjektet. Ved avslutningen av hver fase i prosjektet vil byggherren ha nytte av å ha en sjekkliste for om de utarbeidete dokumenter er i samsvar med hverandre og om de blir fulgt opp - eventuelt om prosjektplanen må bli revidert. Dette blir da byggherrens egen kvalitetssikring. Den skal innebære en kontroll av om byggherren får det han har forutsatt og som han har eller skal inngå kontrakter om.

Sett av tid nok !

Hvis byggherren er en enkeltperson må han sette av tilstrekkelig av sin egen tid til byggherrefunksjonen. Først må den framtidige byggherren bruke tid på å skaffe seg generell informasjon om hva det innebærer å være byggherre. Så må han sette av nok tid til den aller første fasen da målene med byggeprosjektet stilles opp og rammene blir fastlagt. Deretter må han ha plass på sin timeplan til å fatte løpende beslutninger underveis i prosjektet. Beslutningsgrunnlaget kan være tilrettelagt av rådgivere og beslutningsmyndighet kan delegeres til andre når byggherren vil begrense sin egenaktivitet og innflytelse på gjennomføringen av prosjektet. Men til syvende og sist må byggherren likevel forholde seg til den rådgiver som plasseres nærmest ham selv. Er denne rådgiverens ytelser slik byggherren vil ha dem og krever rådgiveren et akseptabelt honorar ? Ja, det er spørsmål enhver byggherre blir stilt overfor.

Byggekomité

Hvis byggherren er et selskap, et offentlig organ, en forening eller annen institusjon, må det bestemmes hvem som skal utøve byggherrefunksjonen. Det kan gjøres ved å nedsette en byggekomité. Da må det rette beslutningsorgan (styret, årsmøtet e.l.) hos byggherren beslutte hvilke oppgaver og hvilke fullmakter byggekomitéen skal ha. Med andre ord: hva skal komitéen kunne bestemme, når skal komiteen starte opp og slutte med å bestemme osv. ? I byggekomiteens mandat skal da bl.a. inngå å overholde de absolutte krav som byggherren måtte ha fastsatt - særlig tidsperiode, finansiering og bygningsareal.

Alle komitémedlemmene bør være mennesker som har en god forståelse både av økonomi og av samarbeid i et prosjekt. Komiteflertallet bør nok helst ha en viss teknisk innsikt, selvom teknisk utdannelse og yrkeserfaring ikke kreves. Alle i komiteen bør ha evnen til å fatte velfunderte beslutninger under tidspress og ut fra den informasjon som det da er mulig å skaffe.

Komitéen vil tidvis måtte finne seg i å stå i sentrum for mange kryssende interesser, og må være i stand til å kjøre stødig i stor trafikk. Man må orke å leve med at uventete ting dukker opp på byggeplassen, skader oppstår plutselig, aviser og TV setter prosjektet under lupen, oppdragstagere blir insolvente - og mange andre situasjoner som man uforskyldt kan havne i.

Brukerinteressene

En krevende oppgave for byggherreorganisasjonen er å samordne og styre brukerinteressene. I en demokratisk organisasjon skal også brukerne høres og ha visse påvirkningsmuligheter. Men enkeltinteressene kan være uforenlige med hverandre og de kan kollidere med de absolutte rammene for byggeprosjektet som er fastlagt av det besluttende organ hos byggherren. Da hviler det på byggekomitéen å ta sine selvstendige avgjørelser som vil måtte være upopulære hos noen. Følgelig må slike kontroversielle avgjørelser vært saklig og ordentlig begrunnet, og begrunnelsen skal kunne bli åpent framlagt for de berørte.

Brukerinteressene bør vanligvis være organisert i et brukerutvalg. Dette utvalget må selv ta stilling til alle ønskene og kravene som kommer fra de berørte personene, før utvalget går videre med informasjonen til byggekomiteen. Kanskje kan det være praktisk å ha et av medlemmene i brukerutvalget som medlem også av byggekomiteen ? Iallfall må det flyte tilstrekkelig informasjon begge veier mellom utvalget og komiteen. Men instrukser og pålegg til de prosjekterende og entreprenørene, bør brukerne ikke kunne gi - og her har det vært syndet adskillig. Brukere har f.eks. sagt til entreprenøren at det ikke "er så farlig" med ferdigstillelses-tidspunktet, selvom den avtalte dagen har vært viktig for byggherrens prosjektledelse. Eller brukerne har bedt de prosjekterende tegne om inngangspartiet, uten å forstå hvilke kostnader og tidsforskyvninger dette innebærer. Når prosjektledelsen deretter krever av entreprenør og prosjekterende at de inngåtte kontraktene skal holdes, så påberoper disse seg bare å ha fulgt kontrabeskjedene fra brukerne. Slike situasjoner er vanskelige og brukerne bør bli gjort oppmerksom på at det bare er byggherreorganisasjonen og den utpekte prosjektledelsen som skal foreta bestillinger. Man må skape forståelse hos brukerne for hvem som sitter med ansvaret og styringen i forhold til de andre aktørene i prosjektet. Uklare ordre- og beslutningslinjer kan ha store konsekvenser for tid, kvalitet og økonomi.

Er byggherren eller byggets framtidige bruker en virksomhet med arbeidsmiljøutvalg, så skal dette utvalget behandle planer om byggearbeid, ifølge arbeidsmiljøloven av 4. februar 1977 nr 4. Arbeidsgiver i bedrift som er såpass stor at den har et arbeidsmiljøutvalg, må allerede i planfasen trekke inn dette utvalget. Uttalelsen fra utvalget om planene skal ikke bare byggherren og/eller arbeidsgiveren selv vurdere. Uttalelsen vil også bli tatt i betraktning når Arbeidstilsynet skal vurdere å innvilge en søknad om forhåndssamtykke til et byggearbeid. Å sende inn en slik søknad om å få Arbeidstilsynets forhåndssamtykke er nødvendig dersom bygning eller utførelse skal "brukes eller ventelig vil bli brukt av virksomhet som sysselsetter arbeidstaker". Det er i slike tilfeller altså ikke avgjørende om det ikke er byggherren selv som er arbeidsgiver, dersom bruken eller den forventede bruken er av denne typen.

******

Det er mye mer å si om byggherrens rolle, så dette får være noen smakebiter. Mer utførlig om byggherrerollen er det skrevet i boken Byggherren og kontraktene, som ventes å komme ut i mars 2001.