Et tilbakevendende problem i større byggeprosjekter er hvordan byggets brukere skal få påvirke prosjektering og utførelse. Riktig påvirkning kan medvirke til å få en god gjennomføring. Påvirkning på feil tidspunkt kan bety store ekstrakostnader.

Tidspunktet for brukernes påvirkning bør være i planleggingsfasen eller under forprosjektet, og iallfall før kostnader til den mer omfattende prosjekteringen er begynt å påløpe. Nye ønsker og krav i utførelsesfasen bør bare forekomme dersom de ikke vil medføre økte kostnader eller forlenget byggetid - ellers må byggherren straks bestemme en nedprioritering og omlegging av andre krav til prosjektet. Noe annet er naturligvis slikt som de påkrevede helse-, miljø og sikkerhets-tiltak som byggherren måtte ha forsømt i en tidligere fase. De nødvendige tiltak kan brukerne kreve underveis, hvis de skulle oppdage at tiltakene ikke er fulgt opp tidligere.

Brukerinteressene bør vanligvis være organisert i et brukerutvalg. Dette utvalget må selv ta stilling til alle ønskene og kravene som kommer fra de berørte personene. Utvalget bør få en arbeidsinstruks som pålegger det å anbefale eller fraråde ønsker og krav, samt vurdere og kommentere de konsekvensene som påløper. Og denne oppgaven må utvalget ha gjort før det går videre med saken til byggherren/byggekomiteen. Kanskje kan det være praktisk å ha ett av medlemmene i brukerutvalget som medlem også av byggekomiteen ? Brukerrepresentanten må imidlertid da opptre i denne komiteen som en ansvarlig og lojal byggherredeltager. Når brukerrepresentanten ikke er med, bør byggherren/byggekomiteen sørge for at det flyter tilstrekkelig informasjon begge veier mellom brukerutvalget og komiteen.

Instrukser og pålegg til de prosjekterende og entreprenørene, bør brukerne ikke kunne gi. Her har det vært syndet adskillig. Brukere har f.eks. sagt til entreprenøren at det ikke "er så farlig" med ferdigstillelses-tidspunktet, selvom den avtalte dagen har vært viktig for byggherrens prosjektledelse. Eller brukerne har bedt de prosjekterende tegne om slikt som inngangspartiet, uten at brukerne forstår - eller tar ansvaret for - de kostnader og tidsforskyvninger som dette innebærer. Når prosjektledelsen deretter krever av entreprenør og prosjekterende at de inngåtte kontraktene skal holdes, så påberoper disse seg bare å ha fulgt kontrabeskjedene fra brukerne. Slike situasjoner er vanskelige og brukerne må gjøres oppmerksom på at det bare er byggherrerepresentanten og den utpekte prosjektledelsen som skal foreta bestillinger. Man må skape forståelse hos brukerne for hvem som sitter med ansvaret, og med styringen, i forhold til de andre aktørene i prosjektet. Uklare ordre- og beslutningslinjer kan ha store konsekvenser for tid, kvalitet og økonomi.

Byggherren eller byggets bruker kan være en virksomhet med arbeidsmiljøutvalg. Da skal dette utvalget behandle planer om byggearbeid, ifølge arbeidsmiljøloven av 4. 2. 1977 nr 4 § 24 nr. 2 d. Arbeidsgiver i en bedrift som er såpass stor at den har et arbeidsmiljøutvalg, må derfor allerede i planfasen trekke inn dette utvalget. Uttalelsen fra utvalget om planene skal ikke bare byggherren og/eller arbeidsgiveren selv vurdere. Uttalelsen vil også bli tatt i betraktning når Arbeidstilsynet skal vurdere å innvilge en søknad om forhåndssamtykke til et byggearbeid. Å sende inn en slik søknad om å få Arbeidstilsynets forhåndssamtykke, er nødvendig dersom bygning eller utførelse skal "brukes eller ventelig vil bli brukt av virksomhet som sysselsetter arbeidstaker". Dette uansett om byggherren selv eller bare bruker er en arbeidsgiver.

Det er byggherrens ansvar å sørge for planlegging og tiltak som kreves for å ivareta de ansattes helse, miljø og sikkerhet, etter Byggherreforskriften. Det samme gjelder kravene til en bedrifts internkontroll. Til dette arbeidet er det krav om brukermedvirkning og/eller brukerinformasjon, som byggherren må passe på allerede i planleggingsfasen. Jo mer som er avklaret på et tidlig stadium, desto mindre behov vil det være for at brukerne kommer med sine nye ønsker og krav til dette underveis.

hc/byggherre/bruker