Konkurranse med forhandling etter NS 8410

Av advokat Hans Cappelen

Det er prinsipielt en stor forskjell på å forhandle frem en kontrakt, og på å inngå kontrakt etter en anbudsrunde. Hovedskillet går etter regelen om at det i anbudskonkurranser er forbudt å forhandle. Denne prinsipielle forskjellen ser vi både i regelverket om offentlige anskaffelser og i to nye standarder som kom i 2005:

• NS 8400 Regler for anskaffelser til bygg og anlegg ved anbudskonkurranse
• NS 8410 Regler for anskaffelser til bygg og anlegg ved konkurranse med forhandlet prosedyre

Byggherren kan bruke den ene eller den andre av disse to standardene, når han ønsker å ha en sterkt formalisert konkurranse for å inngå kontrakter med rådgivere eller entreprenører. De private byggherrer foretrekker imidlertid ofte mer uformelle forhandlinger. De offentlige byggherrer kan alternativt benytte den enkle framgangsmåten ”direkte kjøp”, når det dreier seg om en anskaffelse under beløpsgrensen på kr 500.000 eks mva.

Vi har i NS 8410 fått formelle og standardiserte regler om konkurranse med forhandlinger. Standarden NS 8410 skal imidlertid ikke brukes av de offentlige byggherrene, fordi de skal bruke lov og forskrift om offentlige anskaffelser eller forsyningsforskriften i visse tilfelle.

Grunntrekkene i NS 8410

Det er en del likheter mellom NS 8410 og reglene om forhandlinger i det offentlige anskaffelsesregelverket. Vi kan nevne bl.a.

· Krav om likebehandling av tilbyderne

· Krav til upartisk gjennomføring av konkurransen

· Forbud mot at tilbyderne samarbeider for å påvirke konkurransen

· Felles innbydelse og konkurransegrunnlag for tilbyderne, bl.a. med beskrivelse av leveransen og kontraktsbestemmelser

· Felles tilbudsfrist for tilbyderne

· Felles vedståelsesfrist for tilbyderne

· Kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier

· Avvisningsplikt i visse tilfeller

· Visse begrensninger på hvordan det kan forhandles

· Underretningsplikt for byggherren

Dette er krevende og omfattende prinsipper. Den private byggherren som ønsker å bruke NS 8410, må derfor vurdere nøye om han kan greie alt dette uten å engasjere noen rådgivere til å hjelpe seg.

Det er ressurskrevende ved konkurranser etter NS 8410, at så mange av de samme reglene som for anbud også gjelder for tilbud som skal bli forhandlet. NS 8410 har mange krav til byggherrens konkurransegrunnlag og saksbehandling samt til utformingen av tilbudene. Når byggherren eller hans rådgivere skal utarbeide konkurransegrunnlaget, kan de ha god bruk for den nye og reviderte NS 3450 Prosjektdokumenter for bygg og anlegg. Redigering og innhold av konkurransegrunnlag.

Byggherren kan kreve at entreprenørenes innleverte tilbud er like klare og fullstendige som et anbud skal være. Men ikke alle byggherrer krever at tilbudene skal være så gode allerede før de starter å forhandle. Noe av de innledende forhandlingene kan gå ut på å sette opp hvordan entreprenøren skal supplere sitt første tilbud, i den retning byggherren ønsker.

Gjennomføringen av forhandlingene

Det alminnelige er at byggherren ønsker å kunne forhandle om så vel forretningsmessige vilkår i entreprenørenes tilbud, som de tekniske spesifikasjoner, herunder endringer. Enhver byggherre kan forhandle om alt dette, hvis han ikke har sagt noe annet i konkurransereglene eller entreprenøren har tatt forbehold mot det i sitt tilbud. Byggherren kan i konkurransegrunnlaget begrense både hvilke områder det skal forhandles om, og omfanget av forhandlingene, i følge NS 8410 pkt 6.4.4 og 6.4.5. Standarden forbyr imidlertid byggherren å gi tilbyderne ”informasjon om spesielle løsningsforslag fra andre leverandører.”

En bestemmelse som kan være vanskelig å svelge for mange byggherrer, lyder slik: ”Oppdragsgiveren har heller ikke adgang til å oppgi de øvrige leverandørenes priser.” Dette er bestemt i NS 8410 pkt 6.4.4, 3.ledd, og har vært fremme også ved forhandlinger om offentlige anskaffelser. Det har vært anført at det er uetisk eller i strid med god forretningskikk, å oppgi de andres priser under forhandlinger, jfr offentlig anskaffelsesloven § 5, 1.ledd.

Forbudet mot å oppgi priser vil binde byggherren, når han vil forsøke å få tilbyderne til å redusere sine priser eller finne billigere løsninger. Hvor langt kan byggherren gå ? Han kan nok iallfall svare benektende eller bekreftende på tilbyderes spørsmål om andre ligger lavere i pris, selv om han ikke kan opplyse prisene.

Erfaringen tilsier at mange tilbydere selv vil holde hverandre underrettet internt om hverandres priser under forhandlingene. I tillegg kan det skje at det enkelte tilbudets ”totalsum” blir kjent underhånden av flere tilbydere, fordi totalsummene skal bli skrevet inn i den ”tilbudsprotokollen” som skal bli ført ved tilbudsåpningen, jfr NS 8410 pkt 6.2. Riktignok skal tilbyderne ikke være til stede i møtet, og de får ikke kopi av protokollen før konkurransen er avsluttet. Men vi lever i Norge i et lite samfunn med bransjefolk som ofte kjenner hverandre godt, så det vil ikke alltid være lett å holde slike opplysninger hemmelige gjennom en hel forhandlingsrunde med flere tilbydere.

Oppdragsgiveren må regne med at tilbyderen er en erfaren og profesjonell forhandler. En tilbyder vil naturligvis nødig bli tvunget til å redusere sin pris. Ofte vil det være nokså beskjedent hva oppdragsgiveren kan vente å oppnå, hvis han ikke selv er villig til å kutte i den tilbudte ytelsens omfang eller kvalitet, alternativt at han på annen måte kan godta å lempe på de vilkårene som er satt.

Enklere kontraktsinngåelser

Det kan også være forhandlinger uten å sette i verk en formalisert konkurranse etter NS 8400 og 8410. Kanskje kjenner byggherren allerede én eller flere byggmestere eller andre entreprenører som han stoler helt på ? Kanskje er disse villige til å gi priser eller prisoverslag, bare på grunnlag av tegninger og enkle beskrivelser ?

I forbrukerlovene er det mange utfyllende bestemmelser for slike kontrakter som gir byggherren ganske god beskyttelse, også når partene ikke har skrevet under på noe avtaledokument eller har brukt standardkontrakter. Derfor kan nok andre private byggherrer noen ganger se seg tjent med å ha en nokså uformell kontraktsinngåelse, og bare avtale at bustadoppføringslova eller håndverkertjenesteloven skal gjelde mellom partene som kontraktsvilkår.

En mer uformell forhandlingsvei brukes ofte når det haster med å få arbeidene i gang; forhandlingene med entreprenøren må da startes opp, selv om dokumentgrunnlag og betingelser ikke er klare nok. Det kan da bli tid bare til korte forhandlinger med noen få entreprenører før byggherren bestemmer seg for den ene.

Rekker partene ikke å forhandle helt ferdig eller undertegne et avtaledokument, bør de likevel få ned på papiret en foreløpig kontrakt. Det blir da snakk om noe mer forpliktende enn en ren intensjonsavtale. I den foreløpige kontrakten bør partene få med hovedvilkårene for entreprisen, mens detaljene utstår til den endelige kontrakt. For å holde orden i denne hektiske perioden, bør partene med en gang avtale et tidspunkt for når endelig kontrakt senest skal være opprettet mellom dem.